La catégorisation analytique au service du pilotage d'entreprise

Mettre la technologie au service des dirigeant.e.s pour les aider à piloter efficacement leurs entreprises et à prendre les bonnes décisions grâce à leurs données financières en temps réel et en un seul endroit est la vision de Pennylane depuis le premier jour.

Un premier aspect concerne l'analyse de la trésorerie, à travers les opérations bancaires (ou transactions). En effet, la trésorerie est un élément phare de la gestion financière de l’entreprise et constitue l’ensemble des ressources disponibles et mobilisables. Quelle que soit la taille, la situation ou l’activité de la société, il ne faut pas négliger cet aspect stratégique qui peut avoir des répercussions importantes sur la gestion et la pérennité de votre business.

Pennylane vous permet de catégoriser très simplement vos transactions au sein de la vue Banque et d'en extraire un fichier vous permettant de retravailler à votre guise de la donnée à jour. Vous pouvez également retrouver vos opérations groupées par catégories dans l'onglet "Analyse par catégorie".

Axe, catégories, tag : un peu de théorie pour y voir plus clair

Attention, un peu de jargon ! Pour analyser sa trésorerie (ou son P&L) efficacement, on peut se baser sur différents axes analytiques, qui contiennent des catégories (ou tags). Une bonne pratique est de commencer par un axe principal (appelé "Types de dépenses / revenus" sur Pennylane), qui porte la structure du reporting à travers les catégories qu'il contient : revenus, achats de matières premières, déplacements, abonnements logiciels, salaires, bénéfices employés, etc.

À noter : une transaction ne peut être associé qu'à une seule catégorie par axe. Nous verrons plus loin que nous pouvons associer plusieurs catégories à une transaction, si ces catégories appartiennent à différents axes.

Cet axe principal est présent par défaut dans Pennylane, avec une trentaine de catégories (ou tags) standardisées, comme vous pouvez le voir ci-dessous :

Comment catégoriser suivant plusieurs axes pour analyser plus finement sa trésorerie ?

Imaginons que votre entreprise :

  • dispose de plusieurs bureaux (Paris, Lyon, Évreux)

  • comporte plusieurs Ă©quipes (Marketing, Tech, Ops)

  • Travaille sur plusieurs projets (Projet Lunettes 3D, Projet Lunettes 4D)

Il est intéressant dans ce cas d'analyser plus finement sa trésorerie, par exemple pour imputer un salaire à l'équipe Marketing de Lyon, travaillant sur le projet "Projet Lunettes 3D". Avec ce niveau de détail, il devient très simple de piloter efficacement les dépenses par équipe, par projet.

Dans notre exemple, Équipe, Bureau et Projet sont des axes analytiques contenant les catégories (ou tags) Marketing, Tech, Ops (pour l'axe Équipe), Paris, Lyon, Évreux (pour l'axe Bureau) et Projet Lunettes 3D et Projet Lunettes 4D (pour l'axe Projet).

On peut donc commencer par créer une catégorie (ou tag) pour Lyon, car elle n'existe pas encore.

Ensuite, nous allons rattacher la catégorie (ou tag) Lyon à un nouvel axe analytique que nous allons créer, l'axe Bureau :

Il suffit de renseigner le nom d'un axe qui n'existe pas encore et de sélectionner "Nouvel axe" :

Ne reste alors qu'à choisir une icône et le tour est joué !

La transaction est désormais associée à une catégorie (ou tag) de l'axe principal (Restauration) et à une catégorie d'un axe additionnel (Bureau), à savoir Lyon. Je sais donc que cette dépense de restauration est imputable au bureau de Lyon !

Pour résumer :

✅ Commencer par associer une catégorie (ou tag) appartenant à l'axe principal "Types de dépenses / revenus"
✅ Créer de nouvelles catégories (ou tag) dans un axe analytique différent pour gagner en granularité (voir l'exemple Équipe, Projet, Bureau, ...)
✅ Bien respecter la condition "1 catégorie par axe" sur la transaction

❌ Éviter de créer des catégories pour les clients / fournisseurs : ils apparaissent déjà dans la colonne "Tiers"

❌ Éviter de créer un axe pour chaque catégorie. Pas la peine de créer un axe "Projet Lunettes 3D : créer plutôt l'axe Projet, puis la catégorie Lunettes 3D au sein de cet axe
❌ Éviter de créer trop de catégories (ou tags) dans l'axe principal au risque de diminuer la lisibilité du reporting

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